Di Balik Sebuah Event: Tentang Uang, Orang, Relasi, Kreativitas, dan Hal-Hal yang Jarang Terlihat

 

Di Balik Sebuah Event 
gorbysaputra.com

Sebuah acara biasanya baru terlihat ketika semuanya sudah jadi.

Orang datang, ruangan terisi, panggung menyala, pembicara berbicara, kamera bekerja, lalu semua pulang.

Bagian yang tidak terlihat justru jauh lebih panjang.

• Ada orang yang mencari tempat. 
• Ada yang mengejar sponsor. 
• Ada yang menghubungi media. 
• Ada yang mencari partner. 
• Ada yang menghitung uang. 
• Ada yang mengurus perjanjian. 
• Ada yang membuat materi. 
• Ada yang menunggu kepastian narasumber. 
• Ada yang menghadapi vendor. 

Ada yang diam-diam menghitung: 

• kalau satu bagian gagal, acara ini masih bisa berjalan atau tidak?

Di situlah event sebenarnya dimulai. Bukan ketika pintu dibuka.

---

Event pada dasarnya adalah pekerjaan mempertemukan kepentingan

• Orang datang karena alasan tertentu.
• Sponsor datang karena ada kepentingan tertentu.
• Media datang karena ada sesuatu yang layak diberitakan.
• Partner datang karena ada nilai yang bisa dipertukarkan.
• Peserta datang karena merasa waktunya layak digunakan.
• Penyelenggara sendiri tentu mempunyai tujuan.

Jadi event bukan sekadar mengumpulkan orang di satu tempat.

• Ia adalah titik temu banyak kepentingan yang untuk sementara harus berjalan dalam satu arah.
• Semakin besar acaranya, semakin banyak kepentingan yang harus diselaraskan.

Tetapi prinsipnya bisa ditemukan bahkan dalam kegiatan kecil.

Rapat warga, kegiatan RT, acara komunitas, kegiatan mahasiswa, seminar sekolah, acara kampus, launching produk, sampai event perusahaan hanya berbeda dalam jumlah orang, uang, risiko, dan tingkat kerumitannya.

---

Uang hanyalah salah satu bentuk modal

Ada acara yang hampir tidak punya anggaran tetapi tetap berjalan.

Bukan karena biaya tidak ada.

Biayanya dipindahkan ke bentuk lain.

• Tempat dipinjam.
• Peralatan dipinjam.
• Tenaga berasal dari anggota.
• Publikasi dibantu komunitas.
• Narasumber hadir karena hubungan.
• Media membantu karena ada kepentingan editorial.
• Konsumsi datang dari partner.

Di titik tertentu, yang sedang dipertukarkan bukan lagi uang.

• Melainkan akses, jaringan, kepercayaan, kemampuan, perhatian, tempat, waktu, atau reputasi.

Itulah sebabnya orang yang hanya tahu cara mencari uang belum tentu pandai membuat event.

Kadang yang lebih dibutuhkan justru kemampuan mengetahui:

siapa punya apa, siapa membutuhkan apa, dan apa yang bisa dipertukarkan secara masuk akal.

---

Sponsor bukan ATM

Kalimat “kami sedang mencari sponsor” sering menjadi awal dari proposal yang panjang.

Padahal calon sponsor mungkin hanya mempunyai satu pertanyaan:

• “Mengapa saya harus masuk ke sini?”

Logo di backdrop belum tentu cukup.

Yang perlu dipikirkan adalah hubungan antara acara dan kepentingan mereka.

• Audiensnya siapa?
• Apakah relevan?
• Apa yang dapat mereka lakukan di dalam acara?
• Apa yang dapat mereka komunikasikan?
• Apa yang mereka dapatkan setelah acara?

Dan apakah janji penyelenggara benar-benar bisa diberikan?

Sponsorship bukan sekadar meminta uang. Ia adalah pertukaran nilai yang harus masuk akal bagi dua pihak.

---

Partner tidak selalu membawa uang

Kadang justru orang yang tidak membawa uang mempunyai sesuatu yang jauh lebih berguna.

• Sebuah komunitas mempunyai massa.
• Sebuah media mempunyai distribusi.
• Sebuah kampus mempunyai tempat.
• Sebuah perusahaan mempunyai produk.
• Seorang fotografer mempunyai kemampuan.
• Seorang tokoh mempunyai jaringan.
• Seorang teman mungkin mengenal orang yang selama berminggu-minggu sedang kita cari.

Itulah mengapa mencari partner berbeda dari mencari sponsor.

Pertanyaannya bukan:

• “Siapa yang mau membiayai acara?”

Tetapi:

“Siapa yang dapat membuat acara ini menjadi lebih mungkin terjadi?”

---

Media juga bukan tempat menitipkan poster

Sebuah acara bisa sangat penting bagi panitianya, tetapi belum tentu penting bagi pembaca media.

Media membutuhkan cerita.

• Ada peristiwa, orang, persoalan, data, fenomena, konteks, atau sesuatu yang membuat informasi tersebut layak diketahui.

Maka pekerjaan media relations bukan sekadar menemukan alamat email redaksi.

Pekerjaan sebenarnya dimulai dari:

• apa yang bisa diceritakan dari acara ini?

Setelah itu baru dipikirkan press release, media invitation, foto, narasumber, fact sheet, wawancara, dan kebutuhan lainnya.

Ini juga alasan mengapa sebuah acara kecil kadang dapat memperoleh perhatian media, sementara acara yang menghabiskan banyak biaya belum tentu.

---

Event kit bukan kumpulan file

Ada hal yang lebih penting daripada memiliki banyak template.

Orang lain harus bisa masuk ke dalam pekerjaan tanpa harus menanyakan semuanya kepada satu orang.

• Siapa yang menghubungi siapa?
• Nomor siapa yang harus dicari ketika vendor bermasalah?
• Berapa batas anggaran?
• Apa yang sudah dibayar?
• Apa yang belum?
• Siapa yang bertanggung jawab?
• Apa yang dijanjikan kepada sponsor?
• Apa yang dijanjikan kepada partner?
• Materi mana yang sudah final?
• Apa yang harus dilakukan kalau narasumber batal?

Di situlah event kit menjadi berguna. Bukan karena isinya banyak. Tetapi karena ingatan penyelenggara dipindahkan menjadi sistem kerja.

---

Kreativitas justru sering muncul ketika uang tidak cukup

Anggaran besar dapat membeli banyak hal. Anggaran kecil memaksa orang berpikir.

• Bagaimana membuat ruangan biasa terasa layak?
• Bagaimana mendapatkan pembicara tanpa biaya besar?
• Bagaimana membuat orang mau datang?
• Bagaimana membuat partner merasa dihargai?
• Bagaimana mendapatkan dokumentasi?
• Bagaimana membuat acara tetap mempunyai identitas?
• Bagaimana satu materi bisa digunakan untuk publikasi sebelum, selama, dan setelah acara?

Kreativitas event bukan hanya urusan desain. Kadang kreativitas adalah menemukan jalan ketika jalan yang biasa terlalu mahal.

---

Acara yang ramai belum tentu berhasil

Ini bagian yang sering tidak enak dibicarakan.

Jumlah peserta memang penting.

• Tetapi apa yang terjadi setelahnya?
• Apakah sponsor mendapatkan sesuatu?
• Apakah partner ingin bekerja sama lagi?
• Apakah peserta memperoleh pengalaman yang dijanjikan?
• Apakah penyelenggara mendapatkan data atau hubungan baru?
• Apakah produk terjual?
• Apakah komunitas berkembang?
• Apakah reputasi meningkat?
• Atau sebenarnya semua hanya menghasilkan foto keramaian?

Karena itu, event perlu mempunyai ukuran keberhasilan yang sesuai dengan tujuannya.

• Acara warga tidak perlu memakai ukuran perusahaan.
• Launching produk tidak cukup dinilai dari jumlah kursi terisi.
• Seminar tidak otomatis berhasil hanya karena ruangan penuh.

Ramai adalah salah satu keadaan. Bukan seluruh cerita.

---

Risiko terbesar sering tidak masuk proposal

Proposal biasanya berisi rencana.

Lapangan selalu mempunyai kemungkinan lain.

• Sponsor batal.
• Vendor terlambat.
• Pembicara berubah jadwal.
• Peserta tidak sebanyak perkiraan.
• Biaya naik.
• Hujan turun.
• Peralatan bermasalah.
• Informasi salah beredar.

Satu keputusan ternyata mempunyai konsekuensi yang tidak diperkirakan.

Karena itu, pekerjaan event bukan membuat rencana yang sempurna.

Lebih dekat kepada:

membuat rencana yang masih bisa hidup ketika keadaan berubah.

---

Dari Rp0 sampai anggaran besar, yang berubah terutama skalanya

• Kegiatan RT bisa memakai tenaga warga.
• Komunitas bisa mengandalkan jaringan.
• Organisasi mahasiswa bisa menggabungkan iuran, partner, sponsor, dan fasilitas kampus.
• Sekolah dan perusahaan memiliki struktur yang berbeda.
• Launching produk bisa menggunakan venue kecil atau produksi besar.

Tidak ada satu formula yang cocok untuk semuanya.

Yang tetap sama adalah pertanyaan dasarnya:

• Apa yang ingin dicapai, siapa yang dibutuhkan, apa yang dimiliki, apa yang belum dimiliki, dan bagaimana kekurangannya dipenuhi?

Itulah titik awal yang jauh lebih berguna daripada langsung bertanya:

• “Berapa biaya membuat event?”

---

Setelah acara selesai, sebenarnya masih ada pekerjaan

• Pembayaran.
• Laporan.
• Dokumentasi.
• Publikasi.
• Ucapan terima kasih.
• Evaluasi.
• Tindak lanjut.
• Dan hubungan.
• Partner yang puas dapat menjadi partner berikutnya.
• Media yang sudah mengenal penyelenggara dapat menjadi jaringan berikutnya.
• Peserta dapat kembali.
• Dokumentasi dapat menjadi portofolio.
• Data acara dapat membantu merancang acara selanjutnya.

Maka sebuah event tidak seharusnya berhenti ketika panggung dibongkar.

Event yang selesai hanya meninggalkan acara. Event yang dikelola dengan baik meninggalkan aset.

• Aset berupa hubungan.
• Pengetahuan.
• Dokumentasi.
• Reputasi.
• Data.

Dan kemungkinan kerja sama berikutnya.

---

Dunia event pada akhirnya bukan tentang siapa yang paling pandai membuat acara terlihat besar.

Ia tentang siapa yang mampu membuat banyak hal yang berbeda bekerja bersama untuk sementara waktu.

• Orang.
• Uang.
• Waktu.
• Tempat.
• Informasi.
• Kreativitas.
• Media.
• Partner.
• Sponsor.
• Vendor.
• Peserta.
• Risiko.

Dan kepentingan yang kadang tidak sepenuhnya sejalan.

Skalanya boleh hanya satu lingkungan.

• Bisa komunitas.
• Bisa organisasi.
• Bisa sekolah.
• Bisa kampus.
• Bisa perusahaan.
• Bisa peluncuran sebuah produk.

Yang membedakan bukan semata-mata besarnya acara. Yang membedakan adalah seberapa banyak hal yang harus dibuat berjalan tanpa terlihat berantakan.

Dan mungkin, justru di situlah pekerjaan event yang sebenarnya.