Ketika Tugas, Jabatan, dan Kewenangan Bercampur dalam Sebuah Event

 

Ketika Tugas, Jabatan, Dan Kewenangan Bercampur Dalam Sebuah Event
gorbysaputra.com

Sebuah event bisa terlihat sederhana dari luar.

Ada tempat, orang-orang yang bekerja, susunan acara, tamu, perlengkapan, dana, lalu acara berlangsung.

Tetapi semakin banyak pihak yang terlibat, semakin sulit membedakan siapa sebenarnya yang bertanggung jawab atas sesuatu.

• Orang yang mempunyai jabatan belum tentu menjadi pengambil keputusan untuk seluruh urusan event.
• Orang yang menjadi panitia belum tentu mempunyai kewenangan untuk melakukan semua hal yang berkaitan dengan acara.
• Pihak yang dibayar untuk mengerjakan event juga belum tentu menjadi bagian dari struktur organisasi yang menyelenggarakannya.

Di sinilah banyak persoalan bermula.

Bukan karena orang-orangnya tidak mau bekerja, tetapi karena tugas, tanggung jawab, kepercayaan, dan kewenangan sering dianggap sebagai satu hal yang sama.

Padahal bukan.

Jabatan tidak otomatis menjadi kewenangan event

• Seseorang bisa menjadi ketua organisasi
• kepala sekolah
• pimpinan perusahaan
• pengurus yayasan
• pejabat kampus
• atau pemegang posisi tertentu dalam sebuah lembaga.

Ketika lembaga tersebut menyelenggarakan event, posisi itu tetap melekat.

Namun event bisa mempunyai struktur kerja sendiri.

• Ada penanggung jawab
• ketua pelaksana
• koordinator
• bagian acara
• humas
• sponsorship
• perlengkapan
• publikasi
• dokumentasi
• hingga pihak eksternal.

Muncul persoalan ketika struktur organisasi dan struktur event dianggap sama.

Seorang pimpinan merasa semua panitia berada di bawah perintahnya setiap saat.

Sebaliknya, seorang ketua pelaksana merasa karena sudah ditunjuk, semua keputusan otomatis menjadi kewenangannya.

Keduanya bisa sama-sama keliru apabila batasnya tidak pernah dijelaskan.

Jabatan menjelaskan posisi seseorang dalam organisasi.

• Tugas menjelaskan pekerjaan yang dipercayakan kepadanya.
• Tanggung jawab menjelaskan apa yang harus dipertanggungjawabkan.
• Kewenangan menjelaskan keputusan apa yang boleh diambil.

Empat hal tersebut saling berhubungan, tetapi tidak bisa begitu saja ditukar.

Orang bisa diberi tugas tanpa diberi kewenangan

Ini salah satu keadaan yang paling mudah membuat panitia berada dalam posisi sulit.

Misalnya seseorang ditugaskan mencari sponsor.

• Targetnya jelas: mendapatkan dukungan dana atau fasilitas.

Tetapi tidak ada penjelasan mengenai siapa yang boleh melakukan negosiasi, apa yang boleh ditawarkan, berapa nilai kerja sama yang dapat disepakati, siapa yang menyetujui proposal, siapa yang menerima dana, dan siapa yang boleh menandatangani kesepakatan.

Panitia akhirnya bekerja dengan ruang gerak yang samar.

Ketika berhasil mendapatkan sponsor, muncul pertanyaan baru.

• Mengapa logo sponsor ditempatkan sebesar itu?
• Mengapa fasilitas tertentu dijanjikan?
• Siapa yang menyetujui bentuk kerja sama tersebut?
• Mengapa sponsor mendapatkan hak tertentu?

Padahal sejak awal orang tersebut hanya diberi kalimat:

"Cari sponsor."

• Itu bukan pembagian kewenangan.
• Itu baru pemberian target.

Hal yang sama dapat terjadi pada bagian acara.

Seseorang diminta mengurus pengisi acara.

Tetapi tidak pernah dijelaskan apakah ia boleh mengganti narasumber, mengubah jadwal, menentukan honor, mengubah durasi, atau membatalkan penampilan.

Ketika terjadi masalah, orang tersebut bisa dianggap bertanggung jawab.

Namun ketika mengambil keputusan, ia dianggap tidak mempunyai kewenangan.

Posisi seperti ini membuat seseorang berada di antara dua tuntutan:

• diminta bertanggung jawab, tetapi tidak cukup diberi kuasa untuk menyelesaikan masalah.

Kepercayaan bukan berarti bebas mengambil keputusan

Kata "percaya" juga sering digunakan terlalu luas.

"Dia orang yang saya percaya."

Kalimat tersebut sebenarnya belum menjelaskan apa pun secara operasional.

• Dipercaya membawa nama lembaga?
• Dipercaya mengelola uang?
• Dipercaya berbicara dengan sponsor?
• Dipercaya berhubungan dengan media?
• Dipercaya mengambil keputusan teknis?
• Dipercaya mengubah konsep acara?

Masing-masing mempunyai konsekuensi berbeda.

1. Seseorang bisa dipercaya menghubungi calon sponsor tanpa berarti ia boleh mengikat lembaga dalam perjanjian.
2. Seseorang bisa dipercaya mengelola kebutuhan teknis tanpa berarti ia boleh menggunakan anggaran untuk keperluan lain.
3. Seseorang bisa dipercaya menjadi ketua pelaksana tanpa berarti seluruh kewenangan organisasi berpindah kepadanya.

Kepercayaan adalah dasar hubungan. Kewenangan adalah batas tindakan.

Keduanya perlu bertemu, tetapi tidak seharusnya dicampur.

Ketika struktur organisasi bertemu dengan struktur event

Bayangkan sebuah kampus mengadakan seminar.

• Di satu sisi terdapat struktur kelembagaan.
• Di sisi lain dibentuk struktur kepanitiaan.

Seseorang bisa saja bukan atasan orang lain dalam struktur organisasi, tetapi memperoleh kewenangan operasional tertentu dalam kepanitiaan.

Sebaliknya, seseorang yang mempunyai jabatan lebih tinggi secara kelembagaan belum tentu menjadi orang yang mengatur setiap detail teknis event.

Hal serupa terjadi di perusahaan.

Sebuah perusahaan dapat menunjuk event manager atau pihak eksternal untuk menjalankan acara.

Orang tersebut bisa mempunyai kewenangan luas dalam pelaksanaan teknis, tetapi tetap tidak otomatis memiliki hak untuk mengubah kebijakan perusahaan.

Artinya, dua struktur dapat berjalan bersamaan.

Yang dibutuhkan bukan siapa lebih tinggi dari siapa, melainkan batas kewenangan masing-masing struktur.

Panitia, penyelenggara, dan pihak yang dibayar

Masalah semakin rumit ketika event melibatkan pihak eksternal.

• Ada panitia internal.
• Ada event organizer.
• Ada vendor.
• Ada freelancer.
• Ada agency.
• Ada konsultan.
• Ada pengisi acara.
• Ada sponsor.
• Ada partner.

Hubungan mereka tidak sama.

Pihak yang dibayar untuk mengerjakan event bukan berarti menjadi bagian dari struktur organisasi penyelenggara.

• EO dapat diberi tanggung jawab produksi, tetapi tidak otomatis berwenang mengubah kebijakan lembaga.
• Vendor dapat bertanggung jawab terhadap perlengkapan tertentu, tetapi tidak otomatis mempunyai hak menentukan konsep keseluruhan.
• Freelancer dapat mengerjakan desain, dokumentasi, atau pekerjaan teknis tertentu, tetapi bukan berarti semua informasi organisasi menjadi tanggung jawabnya.

Sebaliknya, pihak internal juga tidak seharusnya memperlakukan pihak profesional eksternal sebagai tenaga tambahan yang dapat diberi pekerjaan di luar kesepakatan tanpa batas.

Karena itu, hubungan kerja dalam event seharusnya tidak hanya dilihat dari pertanyaan:

• "Siapa yang mengerjakan?"

Tetapi juga:

1. "Atas dasar apa ia mengerjakan?"
2. "Sejauh mana kewenangannya?"
3. "Siapa yang memberikan persetujuan?"
4. "Apa yang menjadi tanggung jawabnya?"
5. "Apa yang berada di luar tanggung jawabnya?"

Jobdesk sering kali belum cukup

Jobdesk biasanya menjawab pertanyaan:

• "Kamu mengerjakan apa?"

Padahal event membutuhkan beberapa pertanyaan tambahan.

• Siapa yang memutuskan?
• Siapa yang menyetujui?
• Siapa yang menyediakan sumber daya?
• Siapa yang boleh berkomunikasi dengan pihak luar?
• Siapa yang boleh membuat komitmen?
• Siapa yang harus diberi tahu?
• Siapa yang menyelesaikan masalah ketika keputusan awal ternyata tidak dapat dijalankan?
• Siapa yang menanggung konsekuensi?

Kalau hanya ada pembagian pekerjaan tanpa pembagian kewenangan, struktur event masih menyisakan ruang kosong.

Ruang kosong itu biasanya baru terlihat ketika masalah muncul.

Ketika semuanya berjalan lancar, orang bisa saja menganggap struktur tersebut sudah baik.

Ketika terjadi masalah, barulah muncul kalimat:

• "Saya kira itu bukan bagian saya."

Atau:

• "Saya kira dia yang berwenang."

Atau:

• "Saya hanya menjalankan perintah."

Atau:

• "Saya kira sudah disetujui."

Kalimat-kalimat seperti itu sering bukan sekadar alasan setelah masalah terjadi.

Kadang memang menunjukkan bahwa sejak awal pembagian peran tidak pernah benar-benar selesai.

Bagaimana kalau event tidak mempunyai pedoman tertulis?

Tidak semua event membutuhkan dokumen aturan yang tebal.

Acara kecil di lingkungan warga, komunitas, sekolah, organisasi mahasiswa, atau perkumpulan tertentu mungkin dapat berjalan dengan dokumen yang sederhana.

• Masalahnya bukan apakah dokumennya panjang.
• Masalahnya adalah apakah orang-orang yang terlibat mempunyai pemahaman yang sama tentang batas pekerjaan dan keputusan.

Tanpa pedoman tertulis, aturan tetap akan muncul.

Hanya saja bentuknya bisa berupa kebiasaan, instruksi lisan, keputusan rapat, pengalaman panitia sebelumnya, perkataan senior, atau sesuatu yang dianggap "memang biasanya begitu".

Di sinilah risiko mulai muncul.

• Seseorang menganggap persetujuan ketua pelaksana sudah cukup.
• Orang lain menganggap harus ada persetujuan pimpinan lembaga.
• Satu pihak menganggap sponsor sudah boleh diumumkan.
• Pihak lain merasa perjanjiannya belum selesai.
• Satu bagian menganggap perubahan acara adalah keputusan teknis.
• Bagian lain menganggap perubahan tersebut harus melalui pimpinan.

Semua merasa mempunyai alasan.

Tidak ada satu dokumen yang bisa dijadikan titik rujukan.

Akhirnya event bergerak berdasarkan tafsir.

Ketika aturan hanya hidup dari perkataan

Situasi seperti ini sangat mudah ditemukan:

• "Katanya sudah boleh."
• "Siapa yang bilang?"
• "Katanya dari bagian acara."
• "Saya tidak pernah diberi tahu."
• "Saya kira sudah disetujui."
• "Bukannya kemarin sudah dibahas?"
• "Yang hadir rapat siapa saja?"

Percakapan tersebut terlihat sepele.

Tetapi sebenarnya menunjukkan satu persoalan penting:

keputusan tidak mempunyai jejak yang cukup jelas.

• Semakin banyak orang yang terlibat, semakin panjang rantai komunikasinya. Semakin panjang rantainya, semakin besar kemungkinan sebuah keputusan berubah ketika berpindah dari satu orang ke orang lain.

Karena itu, dokumentasi bukan sekadar pekerjaan administrasi.

Dokumentasi menjadi cara untuk menjaga agar keputusan tidak berubah menjadi cerita versi masing-masing.

Pedoman bukan sekadar alat untuk mengatur panitia

Ada anggapan bahwa aturan membuat panitia menjadi kaku.

Tidak selalu.

Aturan yang tepat justru dapat memberikan ruang bergerak.

Misalnya sudah ditetapkan bahwa bagian sponsorship boleh melakukan pendekatan dan negosiasi awal, tetapi kesepakatan yang mengikat lembaga harus memperoleh persetujuan pihak tertentu.

Panitia menjadi tahu batasnya.

Ia tidak perlu menunggu setiap langkah untuk hal-hal kecil.

Namun ia juga tidak perlu mengambil keputusan yang sebenarnya berada di luar mandatnya.

Hal serupa dapat diterapkan pada penggunaan anggaran, kerja sama media, pengisi acara, publikasi, penggunaan nama lembaga, vendor, hingga perubahan konsep.

Batas yang jelas justru membuat orang lebih leluasa bekerja di dalam batas tersebut.

Tidak adanya aturan tertulis juga bisa membuat orang yang paling berani mengambil keputusan terlihat paling berkuasa

Ini bagian yang menarik.

Ketika struktur tidak jelas, keputusan sering kali akhirnya mengikuti orang yang paling aktif, paling senior, paling dekat dengan pimpinan, paling berani berbicara, atau paling cepat bertindak.

Bukan selalu karena ia memang mempunyai kewenangan.

Kadang hanya karena tidak ada orang lain yang menghentikannya.

Lama-lama kebiasaan tersebut dianggap sebagai struktur.

Orang lain kemudian mengikuti.

Di sinilah sebuah event bisa mempunyai "aturan tidak tertulis" yang sebenarnya tidak pernah disepakati.

Dan ketika orang yang biasa mengambil keputusan itu tidak hadir, event mendadak kehilangan arah.

Bukan karena tidak ada orang yang mampu bekerja.

Tetapi karena kewenangan selama ini melekat pada orang, bukan pada sistem kerja.

Pedoman juga menjadi ingatan organisasi

Event hampir selalu mempunyai pergantian manusia.

• Panitia mahasiswa lulus.
• Pengurus organisasi berganti.
• Pegawai pindah.
• Pimpinan berubah.
• Vendor tidak lagi digunakan.

Orang yang dulu mengetahui hubungan dengan sponsor sudah tidak berada di sana.

Kalau seluruh pengetahuan hanya tersimpan di kepala orang-orang tersebut, maka ketika mereka pergi, sebagian pengetahuan ikut hilang.

Dokumen dapat menjaga hal-hal yang sebelumnya hanya diketahui secara lisan.

Bukan hanya proposal dan laporan pertanggungjawaban.

Tetapi juga keputusan penting, kontak, bentuk kerja sama, perubahan, persoalan yang pernah muncul, cara penyelesaiannya, batas kewenangan, dan pengalaman yang sebaiknya tidak diulang.

Itulah sebabnya sebuah event seharusnya tidak hanya meninggalkan foto.

Ia juga seharusnya meninggalkan pengetahuan yang dapat dipakai oleh orang berikutnya.

Yang sebenarnya perlu dijelaskan bukan hanya "siapa melakukan apa"

Kalau persoalan ini ditarik lebih jauh, sebuah event membutuhkan jawaban atas beberapa pertanyaan mendasar:

• Siapa yang memberi mandat?
• Atas nama siapa event diselenggarakan?
• Siapa yang bertanggung jawab secara keseluruhan?
• Siapa yang mengerjakan bagian tertentu?
• Siapa yang boleh mengambil keputusan?
• Keputusan apa yang boleh diambil sendiri?
• Keputusan apa yang harus memperoleh persetujuan?
• Siapa yang boleh berbicara atas nama organisasi?
• Siapa yang boleh membuat komitmen kepada pihak luar?
• Siapa yang memegang uang dan dokumen?
• Siapa yang menerima konsekuensi ketika terjadi masalah?

Pertanyaan tersebut terdengar administratif.

Padahal jawabannya menentukan bagaimana manusia bekerja di dalam sebuah event.

Sebab event bukan hanya kumpulan pekerjaan.

Event adalah tempat berbagai kewenangan bertemu.

• Ada kewenangan organisasi.
• Ada kewenangan panitia.
• Ada kewenangan profesional.
• Ada kepentingan sponsor.
• Ada hak partner.
• Ada kebutuhan peserta.
• Ada kepentingan media.
• Ada keputusan teknis.
• Ada keputusan strategis.

Semuanya bertemu dalam waktu yang terbatas.

Ketika acara tetap berjalan meskipun sistemnya berantakan

Hal yang menarik, event dengan struktur yang buruk belum tentu langsung gagal.

• Kadang acaranya tetap berlangsung.
• Tamu datang.
• Panggung berdiri.
• Narasumber hadir.
• Sponsor mendapatkan tempatnya.
• Peserta pulang.
• Foto dokumentasi selesai.
• Dari luar semuanya terlihat normal.

Masalahnya bisa muncul setelah itu.

• Vendor menagih sesuatu yang tidak pernah dipahami panitia.
• Sponsor mempertanyakan janji tertentu.
• Ada pengeluaran yang tidak jelas siapa menyetujuinya.
• Dokumen hilang.
• Orang saling melempar tanggung jawab.
• Pihak luar tidak tahu harus menghubungi siapa.
• Panitia berikutnya mengulangi kesalahan yang sama.
• Hubungan yang seharusnya bisa berlanjut justru berhenti.

Karena itu, keberhasilan event tidak selalu dapat dibaca dari apakah acara berhasil berlangsung.

Ada pertanyaan lain yang lebih panjang:

Apa yang terjadi setelah acara selesai?

Event membutuhkan kejelasan, bukan sekadar kesibukan

Banyak orang terlihat sangat sibuk ketika mengurus event.

• Rapat terus berjalan.
• Grup percakapan ramai.
• Telepon tidak berhenti.
• Proposal dikirim.
• Sponsor dicari.
• Vendor dihubungi.
• Desain diperbaiki.
• Rundown berubah.
• Orang berlari ke sana kemari.

Kesibukan tersebut memang bagian dari event.

Tetapi kesibukan tidak selalu berarti organisasi kerja sudah sehat.

Sebuah event bisa sangat sibuk sekaligus sangat tidak jelas.

Karena itu, semakin besar event, semakin penting membedakan antara orang yang sibuk, orang yang bertanggung jawab, dan orang yang mempunyai kewenangan.

Ketiganya belum tentu orang yang sama.

Dan ketika ketiganya tidak pernah dibedakan, persoalan biasanya bukan lagi soal siapa yang rajin atau malas.

Persoalannya adalah sistem kerja yang membuat orang harus menebak batasnya sendiri.

Mungkin itu sebabnya pembahasan mengenai event tidak cukup berhenti pada panggung, peserta, sponsor, publikasi, atau anggaran.

Ada sesuatu yang lebih sunyi tetapi menentukan:

• siapa diberi mandat ?
• siapa diberi kepercayaan?
• siapa diberi kewenangan?
• siapa membuat keputusan?
• dan siapa harus mempertanggungjawabkannya?

Sebab pada akhirnya, sebuah event bukan hanya mempertemukan banyak orang dalam satu tempat.

Ia juga mempertemukan banyak hak, kewajiban, kepentingan, sumber daya, dan keputusan dalam waktu yang sama.

• Kalau batasnya jelas, orang dapat bergerak.
• Kalau batasnya kabur, orang mulai menebak.

Dan ketika sebuah event terlalu banyak bergantung pada tebakan, masalah biasanya hanya menunggu waktunya sendiri untuk muncul.